JGIC'2014: Discussing Research Information Management in Catalonia

  The third edition of the Workshop on Research Information Management (Jornades de Gestio de la Informacio Cientifica, JGIC'2014) was held at the Institute for Catalan Studies (IEC) in Barcelona last Apr 24-25. The event brought together over 150 attendees from Catalan universities, research centres, funders and policymakers to discuss different areas in research information management such as research data management, research impact and evaluation, global standards for system interoperability and new features under implementation at institutional research information management systems at universities.

Emphasis was made at JGIC'2014 on topics such as the need to find new models and indicators for research assessment, the emerging best practices in research data management at specific universities, the gradual uptake of ORCID through an intensive advocacy campaign at institutional level and the positive impact of international collaborations on the quality of the research performed in Catalonia. The new Futur institutional research portal developed at Polytechnical University of Catalonia (UPC) was presented. Futur, which has been modeled upon the Dutch Narcis initiative, aims to to increase the online visibility and impact of UPC research results, raise the profile of the University’s researchers worldwide, and facilitate access to scientific communication.

Up-to-date information was also delivered at the event on the Catalan Research Portal (PRC) project, which was first presented last year at the previous JGIC edition . PRC is an initiative by the Consortium for University Services in Catalonia (CSUC) for aggregating research information from different Catalan universities by collecting the data from the institutional CRISs. Once a simplified CERIF-compliant datamodel has been defined, PRC is presently working for ensuring the appropriate mechanisms are made available for the various CRISs (none of which is CERIF-compliant at the moment) to provide a common CERIF-XML datastream into the Portal. PRC will thus become a Catalan CRIS with emphasis on people, publications and projects while providing the means at the same time for all institutional CRISs at Catalan universities to become able to export CERIF-compliant datasets.

Addendum: la conferencia CRIS2012 y los sistemas CRIS en España

  Desde el punto de vista nacional, la conferencia CRIS2012 arroja algunos resultados positivos: la presencia de representantes de instituciones españolas se ha quintuplicado desde la anterior conferencia CRIS2010 de Aalborg, incluyendo en esta ocasión a la FECYT, así como centros de investigación y universidades en proceso de integración CRIS/repositorio institucional. Entre los avances pendientes, resta aún inaugurar el casillero de presentaciones en conferencias CRIS procedentes de instituciones españolas, estando la aportación nacional restringida por el momento a los euroCRIS membership meetings, donde el año pasado tanto OCU como Sigma realizaron ponencias sobre sus proyectos de desarrollo. Pese a que tanto la duración como el coste de la asistencia a estas conferencias CRIS justifican que no haya habido una presencia mayor este año, algunos de los proyectos presentados en la Jornada GrandIR sobre CRIS y repositorios celebrada el pasado noviembre en Barcelona habría podido perfectamente ser parte del programa de este CRIS2012. Esta situación de infrarrepresentación se equilibrará en todo caso en el próximo euroCRIS membership meeting de otoño a celebrar en Madrid el próximo mes de noviembre, en el que se mostrarán toda una serie de proyectos CRIS de instituciones y organismos en España.

En relación con las cuestiones técnicas debatidas en el programa del evento, cabe mencionar que España como país sigue un camino algo diverso del resto: un proyecto puntero que despierta mucha curiosidad en otros países como el CV Normalizado (CVN) basado en la transferencia de datos desde los CRIS institucionales coexiste con un nivel de implementación de CRIS aún relativamente limitado. Por un lado comienzan a menudear los proyectos de integración CRIS/repositorio para los modelos más consolidados de CRIS (GREC, DRAC, Universitas XXI), y al mismo tiempo la implantación del estándar CERIF en dichos sistemas no ha comenzado aún a producirse en el país.

No es que CERIF sea un estándar imprescindible para el desarrollo de CRIS eficientes -Italia por ejemplo tiene un indice muy elevado de implantación de CRIS institucionales y no están como norma basados en CERIF- pero a efectos de garantizar la interoperabilidad internacional y de incorporar los avances que vienen teniendo lugar en el diseño del modelo de datos de este Common European Research Information Format (incluyendo desarrollos para modelar el impacto social de una investigación o para codificar elementos adicionales de información tales como datos de investigación o research facilities o instalaciones de investigación disponibles), sería muy recomendable contar con al menos algún proyecto de ámbito nacional dedicado al análisis de requisitos para la migración de los modelos de datos actuales a CERIF.

El próximo encuentro de otoño de miembros euroCRIS puede constituir una buena oportunidad para debatir si cabría plantearse una estrategia nacional de implantación de sistemas CRIS institucionales como proveedores normalizados de información sobre producción científica a efectos de su evaluación por parte del Ministerio, de manera similar a como se planifica este proceso en otros países europeos. Funcionalidades añadidas de interés general tales como el estándar ORCID de identificación persistente de autores podrían de hecho integrarse de modo natural en una estrategia de transferencia de información científica de ámbito nacional. Sería interesante en todo caso que alguna universidad o centro de investigación en España reaccionara a la oferta del consorcio ORCID para localizar instituciones interesadas en la implantación temprana de dicho estándar como parte del proceso de consolidación del mismo. En el euroCRIS membership meeting de Madrid habrá asimismo una sesión dedicada al debate sobre identificadores que puede ser el foro ideal para debatir esta materia, dado que se prevé que para el mes de noviembre ORCID se encuentre ya en servicio.

CRIS2012 Conference in Prague: Consolidating CRIS Infrastructure in Europe and the way beyond

  A very successful 11th International Conference on Current Research Information Systems (CRIS2012) was recently held in Prague (June 6-9th, 2012) under the motto “e-Infrastructures for Research and Innovation: Linking Information Systems to Improve Scientific Knowledge Production”. A record 154 representatives from 26 countries attended the most crowded euroCRIS biennial conference ever, and the number of submissions for the conference was also the highest so far (with the UK having the largest number of representatives at CRIS2012 and Norway the best rate of submission acceptance). The usual mix of very different professional profiles (researchers, funders, research managers, research office representatives, institutional repository managers, IT managers, developers...) that makes CRIS conferences so special was even further enriched at CRIS2012 by the large number of colleagues who were attending a CRIS conference for the first time.

This event has indeed meant the maturity milestone for euroCRIS, the European Organisation for International Research Information that holds the CRIS conferences every two years (see report for CRIS2010 conference in Aalborg, Denmark at the SONEX blog). euroCRIS has just turned 10 years old as custodian of the Common European Research Information Format (CERIF) standard and as a key stakeholder in the promotion of CRIS Systems for an efficient Research Information Management in Europe and beyond.

If the UK is known to be the most advanced European country in terms of CERIF-based CRIS implementation in HEIs (see recent report from Rosemary Russell, UKOLN), holding the CRIS2012 conference in an Eastern European contry offered the opportunity to realize how the highest momentum in National CRIS System development in Europe is shifting eastwards, with running or completed projects in Slovakia, Slovenia and the Czech Republic itself *.


Official support to the CRIS2012 conference from the Research, Development and Innovation Council of the Czech Republic was in fact one of the key factors for the event being so successful, including a welcome address by the Czech Prime Minister (and President of the Research Council) at the euroCRIS membership meeting reception at Liechstenstein Palace in Prague. Last but not least, a real key contribution to a successful CRIS2012 was the brilliant event organisation provided by Jan Dvořák (InfoScience Praha s.r.o.) and his team.


One of the main outcomes of the 4-day conference was in fact the announcement of the ongoing development of a DRIS or Directory of Research Information Systems which will collect information on running or in-progress CERIF-based CRIS Systems all around the world along with their features and best practices at their implementation and management. This DRIS should serve starting projects to check out for the best solutions and find institutions they may be interested in contacting for the purpose of developing and implementing their own CRIS. CRIS implementation time is a particularly interesting area, since there are large differences among institutions where CRISs are set up, and best practices and guidelines on institutional data collection could be very useful for those universities starting up with the process.

A brief summary of the talks held along the week-long event should include (at least) three main strands as well as a reference to the evolving CERIF data model, currently at version 1.3 with in-progress work at 1.4 as presented by euroCRIS CERIF Task Group leader Brigitte Jörg. These three main strands are (i) added-value services on CRIS Systems, (ii) CRIS functionality extension to research data management and Linked Open Data and (iii) persistent identifier definition and implementation into the CERIF data model.

1. Added-value services on CRISs
As the number of both national and institutional CERIF-based CRIS steadily grows accross Europe, vendors and institutional IT services team up in order to identify new services the system could provide to researchers and institutions. Some of the proposals for enhanced CRIS interoperability and coverage were presented at CRIS2012, such as the JISC-funded CERIFy project for enabling a two-way CERIF-based data exchange between CRISs and Thomson Reuters InCites service or the 'Next-Generation CRIS' currently being developed at the Karlsruhe Institute of Technology (KIT). This project aims to extend CRIS functionality by providing Social Media features, access via mobile devices and advanced Business Intelligence tools for "making numbers talk" to research managers. Finally, semantics was often mentioned too as a relevant enhancement to CRIS systems at several CRIS2012 presentations.

2. CRIS coverage extension to research data and LOD
Research Data Management (RDM) is one of the areas where CRISs could be most useful to the international research community by enabling a systematic management of institutional research data outputs. In order to do so, the CERIF data model must however be previously extended so it's able to cover research data description and management. The CERIF for Datasets (C4D) Project funded by the JISC MRD Programme and led by the University of Sunderland in the UK is working to CERIFy research data and to enable its subsequent codification into CRISs, using marine sciences datasets and an enhanced version of the MEDIN metadata standard as a basis. Required metadata for data description were also analysed at the "Towards the integration of datasets in the CRIS environment" presentation by Italian IRPPS-CNR, which provided an overview of data archives featured in OpenDOAR that offer information about projects. The ENGAGE Project and its CERIF-based metadata approach for a Public Sector Information data infrastructure were introduced by Nikos Houssos, while CRIS enhancement through Linked Open Data features has been recently acknowledged as a relevant workline by euroCRIS through the creation of a specific LOD Task Group.

3. Persistent identifier implementation into CERIF data model
"The need for identifiers beyond systems is a global requirement but also relevant within organization boundaries spanning multiple systems. Various identifier initiatives and systems have started in the scientific domain and beyond. However, they have not yet achieved the required interoperability".
This quotation from the presentation "Entities and Identities in Research Information Systems" delivered by Brigitte Jörg summarizes the much discussed need to integrate author, organisation and project persistent identifiers into CERIF in order to enable LOD-based approaches to succeed. After a first attempt at UUID-based persistent identifier codification was performed last February at the euroCRIS Task Group meeting in Bath, CRIS2012 featured a specific 'IDs, Disambiguation, Interoperation' session where ID implementation requirements were further discussed.

Recently appointed ORCID Executive Director Laurel L. Haak was attending CRIS2012 and had the chance to describe the road ahead for ORCID implementation along the event. Once ORCID released its API earlier this year, its service will be launched along the 4th Quarter of 2012. Researchers will be able to create, manage and share their ORCID record for free at launch time, and ORCID is currently working with interested universities and research centres for signing agreements for early implementation at institutional level.

An updated presentation of the ORCID initiative -as well as an insight on CERIF enhancement for integrating persistent identifiers- will be featured at the 'Topic session' devoted to Identifiers along the forthcoming Autumn 2012 euroCRIS membership meeting to be held in Madrid next November. A preliminary programme for the event is already available and free registration will soon be opened once CRIS2012 is over.


CRIS2012 Prague closed with an outstanding social programme - including a boat cruise along the Vltava and the chance to attend various events at Museum Night Prague. Before that, IRPPS-CNR in Rome had been announced as the next host to the CRIS conference in 2014 and euroCRIS President Keith Jeffery delivered an inspired closing speech on the future of CRISs, CERIF and Research Information Management.

Links to the slides of all presentations mentioned in this post will be offered as soon as they are made available online.



* as well as northwards, with Sweden also implementing a National CRIS and Norway already operating CRIStin, while in Southern Europe, Italy has already used widely implemented institutional CRISs to collect the national research output earlier this year.

Conclusiones 5as Jornadas OS Repositorios (Bilbao, Mayo 23-25, 2012)

  Los pasados días 23 a 25 de mayo se celebró en la Escuela de Ingenieros de Bilbao de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea (UPV/EHU) una nueva edición de las Jornadas OS Repositorios, el evento de ámbito nacional más importante de la comunidad de acceso abierto y repositorios en España. En un momento en el que la infraestructura de repositorios de acceso abierto en España puede considerarse bastante consolidada, y en una situación económica que exige racionalizar costes e inversiones, esta quinta edición de las Jornadas, organizada conjuntamente por la UPV/EHU, la UNED y el Grupo Acceso Abierto liderado por Reme Melero, ha resultado más interesante aún si cabe que anteriores ediciones de las mismas. Se ofrecen a continuación algunas reflexiones sobre el evento a modo de conclusiones personales resultado de las conversaciones con compañeros de GrandIR, UPC, UPV/EHU, CSIC, UNED, UA y otra serie de instituciones.

Aunque siguen presentándose en las jornadas repositorios institucionales de acceso abierto de nueva creación –tal como el Archivo Digital para la Docencia y la Investigación (ADDI) de la UPV/EHU que presentó su responsable Alcira Macías– son cada vez más abundantes las reflexiones del tipo "ya tenemos un repositorio consolidado: ¿qué hacemos a continuación?". Este fue el caso de Javier Gómez Castaño, manager del repositorio RUA de la Universidad de Alicante en su presentación "Facilitando el autoarchivo en el repositorio institucional: el caso de la Universidad de Alicante".

Esta edición de las Jornadas, titulada "la motricidad de los repositorios de acceso abierto", ha ofrecido un buen número de respuestas a la pregunta de "y ahora, ¿qué hacemos?". Cabría sintetizar en tres grandes grupos las propuestas de avance debatidas a lo largo de las sesiones de estas 5as Jornadas:

• Integración CRIS/IR e implementación de CERIF
• Funcionalidades adicionales para los repositorios
• Linked Open Data (LOD) & Research Data Management (RDM)

1. La conferencia inaugural de Keith Jeffery, presidente de euroCRIS, estuvo dedicada en exclusiva a la integración de los repositorios de acceso abierto con los sistemas CRIS (Current Research Information Systems o Sistemas de Gestión de la Información Científica) y a la paulatina adopción de CERIF como estándar de descripción. En ella se describió la situación en el Reino Unido, el país europeo más avanzado en la implementación de CERIF y de los sistemas CRIS como consecuencia de su utilidad para el cumplimiento del ejercicio de evaluación de la actividad científica Research Excellence Framework (REF) que tendrá lugar en 2014.

Keith habló de la integración de los sistemas CRIS, los repositorios de publicaciones y los repositorios de datos y software como modelo de desarrollo de la infraestructura institucional que puede prestar un servicio más completo a los investigadores, y proporcionó una serie de justificaciones sobre por qué CERIF es más apropiado como estándar de descripción de objetos que DublinCore, mencionando entre otros la ambigüedad entre autor e institución en dc.creator, las relaciones insuficientemente precisas a nivel general y la semántica y la sintaxis poco evolucionadas.

Asimismo Keith describió el modelo Gold Open Access al que parece tender el mercado como económicamente insostenible para las bibliotecas de las instituciones con elevado volumen de publicaciones y abogó en su lugar por un alejamiento del modelo basado en los artículos de revista para volver hacia "algo similar al modelo Philosophical Transactions", con comunicaciones más en la línea de blogs y "conversaciones científicas".

A lo largo del keynote speech se describió también cómo los modelos más avanzados de sistemas CRIS en el Reino Unido están incorporando las funcionalidades de los repositorios institucionales hasta hacerlos redundantes y llegar eventualmente a plantearse su retirada de servicio. Finalmente, el take-home message de la conferencia inaugural fue que para el usuario final lo fundamental es la prestación del servicio que necesita, y no tanto el modo en que se configura la arquitectura de las plataformas de datos que hacen posible dicho servicio.

Todos estos temas volverán a tratarse de manera más amplia a principios de junio en la próxima conferencia CRIS2012 en Praga y en el Autumn 2012 euroCRIS membership meeting en Madrid el próximo mes de noviembre, en la que se abordará asimismo el nivel de avance de la implementación de sistemas CRIS en España.


2. Funcionalidades adicionales para los repositorios. Una vez consolidados los repositorios como sistemas de gestión y difusión de la producción científica, cabe plantearse su utilización como puerta de entrada de funcionalidades novedosas a los sistemas institucionales de gestión de la información científica. Entre estos nuevos servicios cabe citar la introducción de esquemas internacionales de identificación persistente de autores e instituciones como ORCID (abordada en la presentación de la Fundación DIALNET por Eduardo Bergasa), la normalización de las estadísticas de uso a nivel nacional e internacional, el progreso de la incorporación de contenidos OpenAIRE a los múltiples repositorios que cumplen ya sus directrices en España (ambos aspectos mencionados por Pedro Príncipe, Universidade do Minho, y por Cristina González Copeiro, FECYT) o el desarrollo de vocabularios controlados que puedan facilitar la alineación de los contenidos en torno a directrices temáticas tal como explicó Leticia Barrionuevo, gestora del repositorio Bulería de la Universidad de León.

Diversas ponencias a lo largo de las jornadas hicieron énfasis también en la conveniencia de desarrollar funcionalidades de redes sociales sobre los repositorios de acceso abierto, en la línea de soluciones como ResearchGate que permite la implantación de alertas temáticas y de grupos de discusión científica en torno a aspectos concretos.


3. Linked Open Data (LOD)/Research Data Management (RDM). Estos dos temas, y más en general la cuestión de la gestión de los datos de investigación por parte de las instituciones fueron repetidamente abordados por diversos ponentes en las Jornadas. Aunque no hubo consenso respecto a la conveniencia de poner en marcha iniciativas RDM a nivel institucional en tanto no se obtengan garantías de una financiación específica y sostenida de las mismas, hubo un amplio debate sobre las políticas y la infraestructura a desarrollar en este ámbito.

Entre las presentaciones que abordaron la gestión de los datos cabe destacar la de Alvaro Rodríguez Miranda, del Laboratorio de Documentación Geométrica del Patrimonio (LDGP) de la UPV/EHU en Vitoria, que presentó una iniciativa pionera de archivo de datos de patrimonio en el repositorio institucional ADDI y la de Alicia García, Universidad Católica de Valencia, que presentó el portal ODiSEA, un directorio internacional de repositorios de datos. Tanto Pedro Príncipe como Cristina González Copeiro hablaron de OpenAIREplus, el proyecto-continuación de la Comisión Europea para extender OpenAIRE al ámbito de la RDM siguiendo el modelo ‘Enhanced publications’, y Jordi Serrano (SBD-UPC) y Ricard de la Vega (CESCA), miembros ambos del Grupo de Trabajo FECYT/Recolecta sobre Repositorios de Datos, estuvieron particularmente activos en el debate sobre gestión de datos de investigación.

Por su parte, Tránsito Ferreras, repository manager del repositorio Gredos de la Universidad de Salamanca, presentó la ponencia "Influencia de Linked Open Data sobre repositorios Open Access: Un caso práctico", en la que introdujo las iniciativas LOD que está poniendo en marcha el equipo de Gredos para adoptar el modelo de datos de Europeana (EDM). También Alicia López Medina, UNED y Directora Ejecutiva de COAR, mencionó varias veces a lo largo de sus intervenciones que los contenidos de los repositorios deben exponerse a los proveedores de servicios como un conjunto de objetos digitales complejos con enlaces internos entre sí que dichos proveedores puedan emplear como base para sus desarrollos.

Reseñar por último como momentos destacados de estas 5as Jornadas la presentación retrospectiva de la historia del evento OS Repositorios desde su arranque en diciembre de 2006 en Zaragoza por parte de Reme Melero y la iniciativa pionera de programar presentaciones pecha kucha en la sesión de intervenciones breves. A este respecto, nos atrevemos a hacer desde aquí dos sugerencias: primera, la creación de un sitio web permanente de las Jornadas OS Repositorios en la que se recopilen materiales tales como un histórico de presentaciones cada vez más difíciles de rastrear en Internet. Y segunda, la creación de un premio a la mejor presentación pecha kucha –que GrandIR estaría por su parte encantada de patrocinar– que fijaría por un lado la atención de la audiencia que ha de seleccionar la mejor presentación, y estimularía también el espíritu competitivo de los ponentes.

Creciente adopción de CERIF como estándar de trabajo en la implantación de Sistemas CRIS

  Con fecha 15 de marzo se ha publicado por parte de Rosemary Russell, del Centro UKOLN de la Universidad de Bath, la versión completa del informe "Adopción de CERIF en universidades británicas: una panorámica". Este informe analiza la creciente aplicación del estándar CERIF (Formato Común Europeo de Información Científica, Common European Research Information Format) en las universidades británicas como base para la implantación de sistemas CRIS (Sistemas de Información Científica en Curso, Current Research Information Systems).


El estudio identifica cinco áreas de uso de CERIF (Plataformas CRIS en universidades, Proyectos del Joint Information Systems Committee-JISC, Repositorios institucionales interoperables con sistemas CRIS, Agencias de financiación y Editores internacionales) y encuentra que 51 instituciones en el Reino Unido están trabajando a día de hoy con sistemas CRIS basados en CERIF, lo que corresponde a un 30.7% de adopción de CERIF como estándar.

El informe analiza asimismo el proceso de implantación de sistemas CRIS en las universidades, con las dificultades asociadas a la intervención de múltiples departamentos en el proceso. Otros aspectos examinados son la distribución de la responsabilidad de la gestión del sistema CRIS en diferentes universidades, la percepción de los implementadores sobre CERIF y su trabajo de persuasión sobre diversas instacias académicas para que el sistema CRIS no se limite a ser una herramienta ad-hoc más para dar solución a los retos que plantea el próximo ciclo de evalución de la actividad científica en universidades (REF, Research Excellence Framework) que tendrá lugar en 2014.

Según las previsiones, se realizará una nueva "fotografía" del nivel de implentación de CERIF en las universidades del Reino Unido -en permanente evolución- en el plazo de un año.