JGIC'2014: Discussing Research Information Management in Catalonia

  The third edition of the Workshop on Research Information Management (Jornades de Gestio de la Informacio Cientifica, JGIC'2014) was held at the Institute for Catalan Studies (IEC) in Barcelona last Apr 24-25. The event brought together over 150 attendees from Catalan universities, research centres, funders and policymakers to discuss different areas in research information management such as research data management, research impact and evaluation, global standards for system interoperability and new features under implementation at institutional research information management systems at universities.

Emphasis was made at JGIC'2014 on topics such as the need to find new models and indicators for research assessment, the emerging best practices in research data management at specific universities, the gradual uptake of ORCID through an intensive advocacy campaign at institutional level and the positive impact of international collaborations on the quality of the research performed in Catalonia. The new Futur institutional research portal developed at Polytechnical University of Catalonia (UPC) was presented. Futur, which has been modeled upon the Dutch Narcis initiative, aims to to increase the online visibility and impact of UPC research results, raise the profile of the University’s researchers worldwide, and facilitate access to scientific communication.

Up-to-date information was also delivered at the event on the Catalan Research Portal (PRC) project, which was first presented last year at the previous JGIC edition . PRC is an initiative by the Consortium for University Services in Catalonia (CSUC) for aggregating research information from different Catalan universities by collecting the data from the institutional CRISs. Once a simplified CERIF-compliant datamodel has been defined, PRC is presently working for ensuring the appropriate mechanisms are made available for the various CRISs (none of which is CERIF-compliant at the moment) to provide a common CERIF-XML datastream into the Portal. PRC will thus become a Catalan CRIS with emphasis on people, publications and projects while providing the means at the same time for all institutional CRISs at Catalan universities to become able to export CERIF-compliant datasets.

Integrating ORCID iDs into repositories: two tips

  Emails keep arriving these days from colleagues in different countries asking about the steps to follow in order to integrate ORCID identifiers into their institutional repositories. My regular answer to them is two-fold: “please make sure you have all your institutional ORCID iDs available before moving onto the integration process” and “please be patient and wait for a standard for technical integration to arrive from institutions already working on this area”. While the first recommendation seems quite straightforward, I am often asked to explain why I'm suggesting people to wait a bit instead of encouraging them to go ahead with their technical work. So here's the explanation:

The questions I am regularly collecting will usually deal with the best way to code the ORCID iD into a repository metadata set (usually for DSpace). Colleagues accurately guess the ORCID iD will need to be linked to the author's name, but the ways they propose to actually do this are not always identical. This would be no major issue if the objective were just featuring the ORCID iDs as an additional piece of data in the repository items, but ORCID is able to offer much more than this repository-based functionality to institutions and their scholars. The real objective of the ORCID iD integration into repositories is achieving interoperability with the ORCID profiles for researchers, enabling a two-way syncing between both systems that will allow publications hosted in the repository to be automatically displayed on the author's ORCID profile and vice-versa. This way, researchers will be spared the tedious work of manually updating their “low-profile” publications (those which won't be automatically retrieved from Scopus, the WoS or CrossRef) by having them automatically delivered by the repository, where Open Access to the full-text will usually be offered from on top of that.

In order to design and implement an effective ORCID-repository handshake, there should ideally be oneintegration standard for each main repository platform, and this should be delivered by the repository platforms themselves – same way as if we're expecting to collect a feature to integrate ORCID iDs into Open Journal System, we would expect it to be delivered by PKP, not single institutions working independently from the system provider. This will make things much easier for ORCID – who will need to technically support just one integration process per platform and version – and also for institutions, who will be able to benefit from a tested integration mechanism already validated by colleagues at pioneering HEIs.

There is an ongoing effort in this regard since a few months ago as a result of the funding provided by the Sloan Foundation to a set ofORCID integration projects in the US, some of which are dealing with the integration of ORCID iDs into DSpace repositories. As stated in the post, "grantees (...) will share a demo of their prototype integration at the Spring 2014 ORCID Outreach Meeting to be held in Chicago on May 21-22". It's then a matter of three months to have the technical means freely available for integrating ORCID iDs into repositories in a harmonised way. When replied from the most innovative colleagues that three months is a long time, I suggest them to directly contact the University of Missouri MOSpaceRepository Team for more info – and especially to try to make sure they'll have all their ORCID iDs ready when the technical solution becomes available.

Building pioneering functionality around ORCID integration: FCT and Portugal

  Last week I was kindly invited by the the Portuguese Fundação para a Ciência e a Tecnologia (FCT) to deliver an ORCID presentation at the annual workshop on technical issues FCT held in Évora for HEIs in Portugal, the Jornadas FCT-FCCN. The talk was scheduled within a PT-CRIS session dealing with the converging worklines in research information management (RIM) that FCT have in mind to build a strong national RIM infrastructure with a CERIF-compliant National Research Information System or PT-CRIS at the top and ORCID playing a key role for ensuring interoperability among the different systems involved.

Save for the Sloan-funded ORCID integration projects being presently carried out in the U.S., Portugal is providing the most innovative approach to ORCID exploitation one is aware of to date. Once the research funder (FCT) has ensured a very significant ORCID uptake by researchers in a remarkably short time – collecting 40,000 registrations in three weeks – they are now planning the strategy to effectively put these identifiers to work by integrating them into the different RIM systems that are run at national level. These include National Open Access platforms such as RCAAP, with links to institutional repositories and OJS-managed Open Access journals – an area the Sloan-funded projects are also covering to some extent – but also national CV platforms like DeGóis or systems like Authenticus for automatic publication retrieval for institutions and researchers in the whole country. And all of this on a shoestring budget which fits the difficult economic situation Southern European countries are presently undergoing.

The ORCID presentation provided a brief analysis of the FCT-driven process for making researchers register with ORCID and some available examples for current ORCID integration projects for funders, publishers and institutions. The work the FCT-driven Working Group will be carrying out during the next months will build on these best practices to develop pioneering functionality. At this point one cannot help but again praising the way some small countries seem regularly able to coordinate relevant RIM stakeholders at national level in an efficient fashion.

Badly-coded affiliations: a too long-standing curse

  A webinar on the Repository Junction Broker (RJB) Project being presently carried out at EDINA National Data Centre in Edinburgh was delivered last week by Muriel Mewissen, RJ Broker Project manager. The RJ Broker is a SWORD-based tool for automated content delivery into institutional repositories which will identify target IRs by associating the co-authors' affiliations to their institution's platform (where available).

In the course of this RSP-organised event, Muriel shared some slides with an analysis of the preliminary content transfers the RJ Broker has performed so far. The first RJB-mediated transfer test involved processing in excess of 60,000 Europe PubMed Central articles and delivering them into the (mock) worldwide repository network.

EuropePMC is a solid disciplinary platform for the biosciences, whose content is often delivered straight from publishers. The platform's contents do usually feature good-quality metadata as a result, and EuropePMC provides thus a good example for testing research article transfer. Moreover, the specific EuropePMC article set selected for this test was remarkably modern. However, the statistical figures Muriel presented for the RJ Broker's ability to resolve author's affiliations in EuropePMC articles were simply astonishing (see figure below): author's affiliations were badly coded for over half the transferred articles' metadata.



This is a well-known issue the PEER project also had to deal with at the time. Institutions have been telling their authors since ages to try to harmonise their affiliation when signing their papers, but it's still very frequent to find affiliations such as Department of Psychology, Compton Rd or Radiology Unit, Hearts Lane which are literally impossible to process by the RJ Broker since they lack their main affiliation node.

A large collective effort needs to be done in order to provide the means for somehow tackling this long-standing issue once and for all, and ORCID looks a very promising initiative in this regard. If it were somehow possible to have author's affiliations coded into their ORCID iDs – something ORCID is actually aiming to do – the rate of miscoded affiliations could be expected to rapidly drop as a result.

Very much like the author identification, this is of course a huge challenge no-one has so far been able to tackle, and ORCID faces a lot of hard work in order to find a way to attack the miscoded affiliation issue. But there is currently much talk in the community about organisational IDs and having some system put in place that will hopefully provide the means to start solving this seemingly unsolvable difficulty. The research information management community badly needs ORCID to succeed in this challenge if it is to be able to ever start building the eagerly awaited service layer on top of the infrastructure one.

It takes two to tango: a few post-ORCID Outreach meeting reflections

  After listening to the presentations delivered at the ORCID Outreach meeting held yesterday at St Anne's College in Oxford, the impression remains that this promising initiative resembles a ball game played by publishers (and the like) on one side of the pitch and researchers and institutions on the other one. In order to enjoy a reasonably amusing game, you need the two sides to be sufficiently balanced. But this is not the case for ORCID - or at least it's not the case so far.

The 'publisher side' - for simplicity purposes - features not just publishers, but also large commercial stakeholders such as Thomson Reuters, CRIS vendors and a wide range of third-party companies. This side is delivering an excellent performance so far by solving all the (otherwise not too complicated) technical challenges posed by the use of ORCID for populating submission systems or CRISes. However, the other side is not doing so well at the moment. One could expect an ORCID deluge to arrive from researchers and institutions interested in becoming ORCID members for providing iDs to all their staff. But this is not happening, or at least not as quickly as the other side is progressing. Which leaves us with fully prepared technical systems and no incoming stream of ORCID iDs to test them and prove their benefits to the research community.

It is true that there are over 140,000 registered authors in the ORCID database as of today. How many of those registered themselves and proceeded to populate their publications into their ORCID account it is impossible to know thus far. But after listening to Paul Peters's presentation on the huge advocacy campaign carried out by a 10-strong team at Hindawi HQs, it's easy to see that many ORCIDs out there are the result of the 'publisher side' work too (oh but wait, we may have some approximate stats on the provenance of ORCID accounts based on the highly-correlated number of visits to the ORCID website).



The argument held by patient observers (which one shares to some extent) says the game re-balancing will eventually happen, but institutions need more time to react - and once they start, the contribution from their side will become unstoppable. Institutions need to figure out their business models and their mechanisms for involving their researchers and all their relevant units in the process for creating and populating ORCID accounts.

Other critical observers -the institutions themselves- seem however not to completely share this approach. In their view, ORCID should be made available as a free service to them, since they're the ones expected to do the hard work anyway. A significant number of stakeholders argue that ORCID needn't become an overcomplicated platform aiming to achieve too many goals at the same time, but rather focus on the basic functionality, namely providing a unique identifier for researchers. Then again, it may not be that simple at all: features like researcher affiliation pose a huge challenge themselves that must be dealt with for offering really useful information from the ORCID iDs.

It becomes evident at some point that best practices are badly needed in ORCID implementation at institutional level so that the advantages of having their ORCID iDs institutionally created (and even maintained) can start to be perceived by researchers. So it's just about getting a critical mass of member institutions in different countries that will pioneer the adoption process - and hopefully receive some credit for it from the community, as they are dealing with the issues in a much harder early adopting way than those institutions that will follow suit.

Are publishers "the enemy"?

  This interesting issue came up (again) at the Author ID Tutorial delivered within the 4th COAR Annual Meeting in Istanbul - and it might be useful to devote a couple of reflections to it here. This Author ID Tutorial was jointly delivered on May 8th by Titia van der Werf from OCLC and myself as part of an attractive set of four tutorials at the COAR event - with the selected topics for the tutorials being as good a hint on the way things are evolving around repositories as the workshops themselves.

ORCID was big on the Author ID tutorial, to the extent that the timeschedule for the activity had to be updated on the spot in order to make room for the large number of questions and reflections prompted by the ORCID presentation. I'd like to address one of these questions more thoroughly here, namely the reluctant attitude some very qualified colleagues show towards ORCID due to the fact that the initiative seems very much publisher-driven - this making it probably not that interesting for the scholarly community.

This is again about the antagonism between publishers and the academia, and about whether both communities may at some point overcome such antagonism - real or perceived, it does not make much difference - in order to jointly work for pursuing a common benefit. This discussion is certainly interesting since it goes to the heart of a critical issue that has traditionally prevented a deeper implementation of Open Access, namely the fact that both publishers and Open Access community see each other as "the enemy". Mike Taylor - to mention just one inspiring example - regularly writes in an eloquent fashion about the reasons why the scholarly community may consider publishers to be the enemy of knowledge dissemination. However, same way as a certain degree of (informal) agreement was reached at the COAR event that the fight between advocates of Green and Gold OA is a pointless diversion of energy and will only harm their common objective, it could very much be argued that making emphasis on the differences and the misbehaviours over the good practices in collaboration may result in blocking win-win cooperation opportunities.

It is true that publishers such as Elsevier and databases such as the TR Web of Science or Scopus are a big driver behind ORCID - although the fact that over 130,000 researchers worldwide have chosen to individually register their ORCIDs as of May 3rd should not be overlooked either. It is evident too that a widely implemented successful persistent author identifier scheme will benefit publishers very much - but it will benefit institutions and especially authors even more. There was again an agreement at the author ID tutorial that this is something that needs to be done, and when examining the wide range of previous attempts to achieve the goal of author and work identification and disambiguation, it becomes clear that having publishers involved in the initiative provides it a significantly larger chance of succeeding.

I have repeatedly written here about the encouraging effort the EC-funded PEER project did in bringing together publishers and Open Access repositories and how advisable it would be to try to further explore opportunities for collaboration - some of which are indeed being exploited, see for instance Wiley's direct involvement in the JISC-funded PREPARDE project for research data publishing. ORCID is certainly one of these opportunities and with all due respect to constructive dissent, it would be an exercise in shortsightedness to let it slip away.

Primer proceso de creación automática de ORCIDs a nivel institucional

  Con fecha 25 de marzo se ha realizado desde la Universidad de Oviedo (UniOvi) el primer ensayo exitoso de creación automática de ORCIDs para autores institucionales desde la Biblioteca. El proceso consistió en la ingestión de una modesta primera tanda de 10 ficheros XML de autores UniOvi en la API de ORCID en producción. Como resultado de este proceso se crearon 9 perfiles ORCID, y un décimo fue identificado como un potencial duplicado y se reportó como tal al administrador. A continuación se ofrece una breve descripción del proceso que condujo a este resultado.



El proceso

Tras un intenso esfuerzo de difusión de ORCID en el país, la Universidad de Oviedo devino el pasado mes de diciembre el primer miembro institucional de ORCID en España. Una vez firmado el acuerdo con ORCID, UniOvi decidió que serían la Biblioteca y su Jefe del Servicio de Información Bibliográfica María Luisa Alvarez de Toledo las responsables de la adopción institucional de ORCID en la Universidad. Además de apoyarse en el servicio de soporte técnico de ORCID – muchas gracias a Catalina Oyler en este sentido – la Biblioteca UniOvi decidió contar también con el apoyo de GrandIR para este propósito. GrandIR había organizado la sesión técnica sobre ORCID el anterior mes de septiembre y estaba muy involucrada en la difusión y la adopción de ORCID, de modo que esta colaboración se perfilaba como una buena oportunidad para poner a trabajar los conocimientos adquiridos en el proceso.

El primer paso en el camino hacia la adopción institucional de ORCID por parte de UniOvi fue definir una estrategia para la creación institucional de ORCIDs y su implantación en los sistemas de gestión de la información científica de la Universidad. La Biblioteca UniOvi mantiene un registro de todos los autores institucionales en una tabla en la que figuran también sus firmas más frecuentes e identificadores tales como ScopusID o ResearcherID – que con frecuencia son asimismo gestionados directamente desde la Biblioteca. Esta tabla se empleó para generar ficheros XML de los autores UniOvi listos para introducir en la API de ORCID.

A continuación se realizó una etapa de testeo: a partir de los ficheros XML se generó una serie de perfiles ORCID de prueba desde la línea de comandos del entorno de pruebas OAuth de ORCID. Estos ensayos fueron exitosos y permitieron testear la configuración particular de los XMLs en aspectos tales como la codificación de caracteres o el uso de caracteres especiales característicos de la lengua española. Sin embargo, la necesidad de operar desde la línea de comandos hacia que la creación de los perfiles ORCID resultara un proceso muy lento, que podía valer para crear ORCIDs para unos pocos autores, pero no para la generación de perfiles para el conjunto de autores de la institución. Se decidió entonces desarrollar una aplicación que permitiera crear ORCIDs de manera automática para un gran número de autores, tarea que se encomendó a GrandIR. Unas semanas después el primer prototipo estaba disponible para realizar pruebas 'en real' sobre el entorno de producción de ORCID. Estas pruebas arrojaron como resultado la introducción de 10 ficheros XML de autores UniOvi en la API de ORCID y la creación automática de 9 nuevos perfiles ORCID. La mayor parte de estos perfiles se encuentra aún pendiente de ser reclamada por los autores - y de hecho el ritmo de reclamación de los perfiles es uno de los aspectos que la Biblioteca está monitorizando antes de planificar ulteriores estrategias de difusión de ORCID a nivel interno.



Los retos

A lo largo del proceso que ha llevado a la creación automática de ORCIDs se ha resuelto toda una serie de retos. El principal entre ellos se deriva de ser la Universidad de Oviedo la primera institución en el mundo que ha realizado la mayor parte de los procesos, desde solicitar y utilizar sus credenciales de usuario hasta aprender a manejar las APIs de ORCID. El hecho de que ORCID se encuentre aun en un estado relativamente temprano de desarrollo también supuso una dificultad en algunos momentos, dado que ocasionalmente implicaba colaborar directamente con ORCID en la definición del procedimiento para realizar determinados procesos. Finalmente, la necesidad de apoyarse en un único servicio de soporte técnico de ORCID con su horario temporal específico fue asimismo una de las consecuencias del papel pionero adoptado por la Universidad.

Uno de los grandes retos que afronto la Biblioteca UniOvi – uno que sera además relativamente frecuente en otras instituciones – fue la falta de soporte técnico interno específico para la tarea. Esta dificultad se pudo superar no obstante gracias al apoyo proporcionado tanto por ORCID como por GrandIR.

Dos son los ámbitos adicionales en los que existen aún retos por resolver antes de lograr una adopción amplia de ORCID en la Universidad. El primero de estos ámbitos es cultural, y conlleva implicar a los autores en el proceso de reclamación, alimentación y utilización de sus ORCIDs. Esto debería basarse en buena medida en la definición y difusión de bunas prácticas. El otro ámbito en el que quedan retos por resolver es el técnico: en primer lugar hace falta un procedimiento para identificar con garantías los potenciales duplicados y posiblemente para fusionar perfiles ORCID creados sobre direcciones de correo diferentes de un mismo autor. Además de esto, la Biblioteca desearía contar con los permisos necesarios para poder mantener los perfiles ORCID de nueva creación y para ser capaz por ejemplo de reclamar publicaciones en nombre de los autores. Estas son áreas en las que ORCID está desarrollando su trabajo en este momento, y a medio plazo se podrá contar con las funcionalidades necesarias para abordar estos retos.

El resultado

El principal resultado del proceso hasta ahora ha sido el intento, tan exitoso como modesto, de crear automáticamente perfiles ORCID para unos pocos autores UniOvi desde la Biblioteca. Sin embargo, una vez que se han creado los primeros ORCIDs, extender su cobertura hasta abarcar la totalidad de los autores UniOvi no supone grandes retos técnicos. Además de esto, el éxito preliminar en la identificación de duplicados por parte de la aplicación para la creación automática de ORCIDs supone un primer paso en la definición de criterios que permitan asegurar la detección de potenciales duplicados como parte del proceso de creación automática de ORCIDs. La Biblioteca tiene ahora la oportunidad de examinar el proceso de reclamación de ORCIDs por parte de los autores – junto a la ocasión de proporcionar feedback durante el proceso, por ejemplo sugiriendo la posibilidad de permitir una personalización del mensaje de bienvenida por parte de la institución miembro a través de un panel de opciones que permita seleccionar el idioma en que se recibe el mensaje de bienvenida. Por otro lado la Biblioteca está ya diseñando estrategias institucionales de difusión, incluyendo una breve Guía de Reclamación de ORCIDs para los autores y un sitio web institucional que ofrezca una introducción a ORCID y un resumen de sus principales beneficios para los autores y para la Universidad. Todos estos contenidos deberían ser en buena medida reutilizables por las instituciones que se unan a ORCID de ahora en adelante.

El camino pendiente

Los siguientes pasos a dar para completar el trabajo son en primer lugar extender este desarrollo piloto hasta proporcionar cobertura a todos los autores UniOvi. Una vez que se logre esto, debe desarrollarse una estrategia para implantar los nuevos ORCIDs en los sistemas institucionales, comenzando con el repositorio institucional RUO. La implantación de ORCID en el repositorio debería suponer un medio para atraer a los autores hacia él y asegurarse de que aquellos autores que aún no han depositado ningún trabajo en el repositorio se percaten de los servicios de valor añadido que éste puede proporcionarles.

Finalmente, una buena parte de las tareas pendientes pertenece al ámbito de la difusión: desde la Biblioteca se pretende promover una serie de buenas prácticas para el uso de los ORCIDs por parte de los autores institucionales. Además de esto, una vez que se complete el proceso, la Biblioteca está también interesada en difundir las buenas prácticas para la adopción institucional de ORCID a través de un canal más riguroso que un mero post, por lo demás el medio más rápido para dar a conocer y compartir los progresos realizados.

First successful automated ORCID creation at institutional level

  On March 25th a first successful attempt was made at Universidad de Oviedo (UniOvi) for an automated ORCID creation process for institutional authors. A modest first batch with 10 XML UniOvi author files was fed into the production ORCID API and 9 ORCID profiles were successfully created – with the 10th being identified as a potential duplicate and subsequently reported. A brief description of the process that lead to this result is provided below.



The process

Following extensive ORCID outreach activities in the country, Universidad de Oviedo became the first institutional ORCID member in Spain last December. Once the membership was signed, the decision was made for UniOvi Library and its Bibliographic Information Service Manager Maria Luisa Alvarez de Toledo to become responsible for ORCID adoption at UniOvi. Besides relying on the ORCID technical support service -a big thanks to Catalina Oyler here- UniOvi decided to also contact GrandIR for the purpose. GrandIR had organised the ORCID technical session earlier in September and was very much involved into ORCID dissemination and adoption, so it looked like a good opportunity to put this knowledge to use.

The first step towards ORCID adoption at UniOvi was to define a strategy for institutional ORCID creation and implementation into UniOvi research information management systems. The Library keeps a registry for all UniOvi authors, together with their most frequent signatures and identifiers such as ScopusID or ResearcherID - which are often managed from the Library too. The process involved XML UniOvi author file generation so that these could be fed into the ORCID API.

A testing stage followed: a number of mock ORCID profiles were generated on ORCID OAuth Playground testing environment via the command line. These were successful and allowed to test specific XML configuration with regard to character coding and special characters often found in Spanish names. However, the need to operate from the command line made the ORCID generation process quite a slow one, which would suit the purpose of creating ORCIDs for a few authors, but certainly not for all UniOvi scholars. The decision was then made to develop an application that would allow automated ORCID creation for a large number of authors, and GrandIR took on the challenge. A few weeks later, a first prototype was available for live testing on ORCD production environment. These first tests resulted in 10 XML author files fed to the ORCID API and 9 new ORCID profiles created. Most of these new ORCIDs are still pending claim by authors - and in fact the claiming rate by authors is one of the aspects the Library is looking at before planning further internal outreach strategies.



The challenges

A number of challenges have already been tackled along the way to automated ORCID creation. The main one among these is a consequence of UniOvi being the very first institution to carry out most of the procedures, from requesting and using its credentials to learning how to operate the ORCID APIs. The fact that working together with ORCID was occasionally required to define how specific processes should be carried out was sometimes a bit challenging – but certainly fun as well. Finally, the need to rely on a single-point ORCID technical support service (running on a specific time zone) was also one of the consequences of the pioneering role UniOvi took that will presumably be improved in the future.

One of the big challenges that the UniOvi Library faced – and this will probably be quite frequent at other institutions – was the lack of specific internal technical support for the task. However, this issue could be overcome thanks to the support provided both by ORCID and GrandIR – and it should by no means discourage institutions interested in becoming ORCID adopters, since from now on there will be a growing network of supporting colleagues and institutions available to help.

There are two additional strands in which challenges remain before a far-reaching ORCID adoption is achieved at the University. The first one is cultural, and involves engaging authors into the process of claiming, completing and using their ORCIDs. This should very much be based on a best practice definition and dissemination. The other domain where challenges are still to be tackled is the technical area: first, there is a need for a reliable identification of potential duplicates and possibly for merging ORCID profiles created on different author email addresses, and then, the Library would also wish to have privileges for maintaining the newly-created ORCID accounts and be able for instance to claim publications on behalf of the authors. These are areas where current ORCID work is taking place, and new features will be available in the mid-term that will enable this functionality.

The outcome

The main process outcome has so far been a successful (if humble) attempt for automatically creating ORCID profiles for a few UniOvi authors from the Library. However, once the first ORCIDs were created, extending the coverage to the remaining UniOvi authors poses no major technical challenge. Furthermore, the successful identification by the application for automated ORCID generation of a previously existing ORCID for one of these 10 authors was a first step in putting together a set of criteria that will ensure detection of candidates for duplicated entries at ORCID creation time.

The Library has now the opportunity to test the process for ORCID claiming by authors - together with the opportunity to provide useful feedback along the process, for instance by suggesting that it might be useful to allow the welcome message to be customised by the member institution through an option panel that would allow to choose things such as the language the welcome message is written in. Institutional outreach strategies are already being designed, including a brief guide on ORCID claiming for authors and an institutional ORCID website providing an introduction to ORCID and explaining what its benefits are both for authors and the institution itself. All these contents should very much be re-usable by institutions which join ORCID from now on.

The way ahead

The next steps for completing the work are in the first place extending the pilot to cover the whole set of UniOvi scholars. Once this is achieved, strategies are to be designed for implementing the new ORCIDs on institutional systems, starting with the DSpace-based institutional repository RUO. Ideally, ORCID implementation on the repository will provide a means to engage authors with it and ensure that those authors who have not deposited anything yet in the repository will realise some of the value-added services it may provide them.

Finally, a great deal of the remaining tasks fall into the outreach domain: best practices for ORCID use by institutional authors are to be promoted from the Library as part of an awareness raising campaign about ORCID. Besides this, once the process has been completed, the Library has the intention to disseminate best practices in ORCID adoption at institutional level through a somewhat more rigorous channel than a blog post.

ORCID en los países de habla hispana

  Se leía el otro dia en un tweet que ORCID como iniciativa de identificacion de autores beneficiaría sobre todo a las mujeres, en una referencia a la acendrada costumbre en muchos países de que las mujeres cambien de apellido con el matrimonio.

Dado que esta costumbre no está tan arraigada en el mundo hispanohablante, será tal vez por ello que, con la excepción de España, no se encuentra ningún otro país hispanohablante en la lista de los 25 en los que ORCID está arraigando con más fuerza. Teniendo en cuenta que el registro en ORCID es gratuito para los autores y considerando asimismo el elevado número de excelentes comunicadores en el ámbito de la gestión de información científica que pueblan la lista LLAAR sobre Acceso Abierto y Repositorios, esto no deja no obstante de constituir una considerable sorpresa.

En el día en que tradicionalmente se formulan los propósitos de año nuevo, hacer un esfuerzo por incorporar a los países hispanohablantes a próximas ediciones de este listado internacional podría ser una sugerencia interesante...

Por supuesto, la auténtica razón para la ausencia de los países hispanohablantes de este listado no es la que se apunta más arriba, sino la que se deduce de este otro tweet de fecha 28 de diciembre:

"ORCID now has 42,918 researchers registered, a third via manuscript systems or linking with other IDs"

2012: el año de ORCID

0000-0001-6300-1033, ORCID Outreach WG member

  Estas fechas en las que tradicionalmente se echa la vista atrás para recordar los principales acontecimientos del año son también un buen momento para recapitular novedades y examinar tendencias de futuro en el ámbito de la comunicación científica. En este sentido es fácil aventurar que dentro de diez años 2012 será recordado -entre otras cosas- como el año en que entró en servicio la iniciativa Open Researcher and Contributor ID, el identificador ORCID que finalmente facilitaría la solución a los hasta entonces perpetuos problemas de asignación de las publicaciones científicas a sus autores y de desambiguación de los nombres de éstos.

ORCID se lanzó como servicio a mediados de octubre de 2012, después de un sostenido sprint final por parte del reducido equipo de profesionales que está sacando adelante esta iniciativa sin ánimo de lucro. Poco más de dos meses después de su puesta en servicio, más de 30,000 autores del mundo entero han registrado ya de manera gratuita su identificador desde el formulario de registro en el sitio web de ORCID.

Al mismo tiempo que progresa la adopción individual del estándar a través del boca a boca -con las redes sociales y twitter en particular como un poderoso instrumento de difusión- ORCID continúa la consolidación de su plataforma y de los servicios de integración con editores y bases de datos que desde ella se ofrecen (ver figura más abajo). Para garantizar la sostenibilidad de estos desarrollos y de la iniciativa en su conjunto será precisa la generalización de un modelo colaborativo de suscripción institucional que haga recaer la responsabilidad de la sostenibilidad del servicio en las organizaciones que se benefician del mismo, sean universidades, centros de investigación o editores. Este modelo de implicación institucional colectiva en la provisión de un servicio no es ajeno al mundo de la comunicación científica, donde ejemplos como el nuevo modelo de financiación del repositorio arXiv en la Universidad de Cornell o la iniciativa SCOAP3 del CERN para ofrecer acceso abierto a todo un conjunto de revistas científicas en el campo de la física de altas energías demuestran que es una alternativa viable e incluso preferible a modelos de financiación más restringidos por organizaciones o países.

A medida que avanza el desarrollo de nuevos servicios de integración -que irán consolidando a lo largo del próximo año- el gran reto para el éxito de ORCID reside cada vez más en la comunicación del avance en su implantación, de sus ventajas y de sus procesos de trabajo. En un momento en que comienzan a producirse registros institucionales para la adopción temprana del nuevo estándar de identificación, será fundamental dar a conocer los procedimientos y las estrategias de implantación seguidas por las primeras instituciones en integrar ORCID en sus sistemas de gestión de la información científica, de manera que sean reutilizables por las instituciones que se incorporen a la iniciativa de manera más tardía.

El papel de los servicios institucionales de información (bibliotecas o centros de documentación) resultará también crítico para el éxito de ORCID: será tarea suya poner a disposición de los autores la información necesaria para que ellos puedan registrarse gratuitamente y pasar a formar parte de una iniciativa que cobrará cada vez más fuerza con su adopción por parte de editores, agencias de finaciación y bases de datos internacionales.

Cabe destacar como un ejemplo de buenas prácticas en este sentido la iniciativa de Consol García, 0000-0001-8085-0088, y de sus compañeras de la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC), para crear una página web dedicada a ORCID -inicialmente en catalán, ahora también en castellano- como parte del sitio web de Bibliotècnica, la Biblioteca Digital UPC. La UPC no se ha registrado por el momento como miembro de ORCID, pero esto no es óbice para que desde su Servicio de Biblioteca se haya percibido como una línea importante de trabajo la comunicación de información sobre el identificador universal de autor para los académicos e investigadores de la institución. Una adecuada difusión de la existencia de esta página a través de los canales de comunicación institucionales y la extensión de este tipo de iniciativa a otras universidades suponen un impulso decisivo para la consolidación de un estándar que goza por lo demás (ver mapa en la figura inferior) de muy buena salud en España a pesar de la delicada situación económica de muchas de sus instituciones de educación superior.

Discussing ORCID... and the Gold vs Green controversy

  A new GrandIR technical session was held on Sep 6th at the Open University of Catalonia (Universitat Oberta de Catalunya, UOC) in Barcelona. This new workshop was devoted to Author IDs and ORCID (Open Researcher and Contributor ID) and brought together representatives from the various stakeholders concerned by the launch of the ORCID service, to take place next Oct 15th. The event programme included ORCID themselves (Martin Fenner, Chair of the ORCID Outreach Working Group), National author ID initiatives (Amanda Hill, Names Project UK), funders (Gerry Lawson, Natural Environment Research Council, NERC), National Research Offices (David Arellano, Spanish Foundation for Science and Technology, FECYT) and publishers/vendors (Philip Purnell, Thomson Reuters). Each of the speakers delivered a presentation (files are downloadable from the session programme) and a round table was held afterwards in order to discuss the requirements for an universal author identifier as well as its implications and challenges.

A summary of the session discussions follows:

- ORCID service is set to be launched Oct 15th. Martin Fenner provided an up-to-date view of the ORCID interface as it stands right now, although -he mentioned- it keeps evolving every day.

- ORCID business model is currently being established along the following lines: the service will be free for individual authors/researchers, and there will be a fee for institutions, to be classified as small or large. Charge for small ones will be $4,000 per year. Overlay services will gradually be made available.

- ORCID will run different strategies for buiding up an author database: (free) individual registration for authors, collective registration for institutions (for a fee), collection & upgrade from other existing author IDs - such as ThomsonReuters ResearcherID, Scopus Author Identifier, arXiv, etc.

- ORCID duplication may result from overlapping registration strategies - some dissambiguation work should be required to clear those. ORCID won't be providing this service (at least not at launchtime, although possibly later on), so this might be a potential role for National Author ID projects (such as Names, DAI or Lattes) which lie closer to the authors.

- Two main workflows have been designed so far for promoting ORCID use: (i) Publisher Workflow, meaning publishers will request ORCIDs to authors at manuscript submission time, and (ii) Funder Workflow, by which funders will request ORCIDs to researchers at grant bid submission time. Several publishers are already working to enable ORCID collection, and research funders are happy to be able to work with a non-profit initiative instead of commercial providers.

- Institutions running a CRIS system will be better positioned for ORCID implementation, once the required datamodel updates are performed (euroCRIS CERIF TG is currently working on CERIF datamodel enhancement in order to bring persistent identifiers into the system). For those HEIs not running CRIS Systems (for which CERIF is incidentally not a requirement), Institutional Repositories may as well play a key role for ORCID implementation purposes.

- There are a number of author ID-related services that ORCID will not aim to provide. Among these, organisation IDs, citations, usage or other value-added services. ORCID actually aims to provide a basic feature (namely author identifier plus attached publications) on top of which other stakeholders are expected to build value-added services. ThomsonReuters ResearcherID (as well as other commercial or national author ID services) is therefore not planned to be superseded by ORCID, but they will co-exist instead.

- One month away from service launch, there are several important factors that remain unclear, such as the service takeup by authors, the project timeschedule or the level of duplication that may result from overlapping registration strategies. Strategies for service dissemination among the research community remain also to be defined to some extent. However, meetings like the one held in Barcelona or the upcoming one at Humboldt-Universität in Berlin will certainly support awareness-raising among the research community.

Finally, the meeting in Barcelona also offered the opportunity to discuss with Gerry Lawson, UK Natural Environment Research Council (NERC), whether the RCUK policy for promoting Gold OA as a default option for complying with their Open Access policy turned the Research Council into "traitors" to the Open Access movement. When offered the opportunity to discuss their view, he said the Coucils were by no means opposed to Green OA - only after ten years work, repositories were still not complying the funders' requirements for tracking Open Access outputs and payments.

Discussions on the default Gold OA direction the UK has taken following the release of the Finch Report should also account for this current reporting shortcomings in Green OA infrastructures. At the same time, requests for turning the RCUK OA Policy a more balanced supporting tool for both Gold and Green OA seem indeed reasonable enough.

In summary, the session was very useful for disseminating the current state of the ORCID initiative on the verge of its being released and for discussing its implications and challenges for organisations and initiatives potentially involved in its roll out as a service to researchers and the wider community. Some additional session outcomes are starting to surface as requests for further ORCID dissemination at given universities in Spain - more information on this will be provided in due time. The ORCID Service launch meeting in Berlin next October will also provide new insights on the service that will be dutily reported.

Video recordings of the interventions will shortly be made available at the UOC O2 Institutional Repository. A useful session summary in Spanish has also been published by Elvira Santamaria at the EPI Blog.

Addendum: la conferencia CRIS2012 y los sistemas CRIS en España

  Desde el punto de vista nacional, la conferencia CRIS2012 arroja algunos resultados positivos: la presencia de representantes de instituciones españolas se ha quintuplicado desde la anterior conferencia CRIS2010 de Aalborg, incluyendo en esta ocasión a la FECYT, así como centros de investigación y universidades en proceso de integración CRIS/repositorio institucional. Entre los avances pendientes, resta aún inaugurar el casillero de presentaciones en conferencias CRIS procedentes de instituciones españolas, estando la aportación nacional restringida por el momento a los euroCRIS membership meetings, donde el año pasado tanto OCU como Sigma realizaron ponencias sobre sus proyectos de desarrollo. Pese a que tanto la duración como el coste de la asistencia a estas conferencias CRIS justifican que no haya habido una presencia mayor este año, algunos de los proyectos presentados en la Jornada GrandIR sobre CRIS y repositorios celebrada el pasado noviembre en Barcelona habría podido perfectamente ser parte del programa de este CRIS2012. Esta situación de infrarrepresentación se equilibrará en todo caso en el próximo euroCRIS membership meeting de otoño a celebrar en Madrid el próximo mes de noviembre, en el que se mostrarán toda una serie de proyectos CRIS de instituciones y organismos en España.

En relación con las cuestiones técnicas debatidas en el programa del evento, cabe mencionar que España como país sigue un camino algo diverso del resto: un proyecto puntero que despierta mucha curiosidad en otros países como el CV Normalizado (CVN) basado en la transferencia de datos desde los CRIS institucionales coexiste con un nivel de implementación de CRIS aún relativamente limitado. Por un lado comienzan a menudear los proyectos de integración CRIS/repositorio para los modelos más consolidados de CRIS (GREC, DRAC, Universitas XXI), y al mismo tiempo la implantación del estándar CERIF en dichos sistemas no ha comenzado aún a producirse en el país.

No es que CERIF sea un estándar imprescindible para el desarrollo de CRIS eficientes -Italia por ejemplo tiene un indice muy elevado de implantación de CRIS institucionales y no están como norma basados en CERIF- pero a efectos de garantizar la interoperabilidad internacional y de incorporar los avances que vienen teniendo lugar en el diseño del modelo de datos de este Common European Research Information Format (incluyendo desarrollos para modelar el impacto social de una investigación o para codificar elementos adicionales de información tales como datos de investigación o research facilities o instalaciones de investigación disponibles), sería muy recomendable contar con al menos algún proyecto de ámbito nacional dedicado al análisis de requisitos para la migración de los modelos de datos actuales a CERIF.

El próximo encuentro de otoño de miembros euroCRIS puede constituir una buena oportunidad para debatir si cabría plantearse una estrategia nacional de implantación de sistemas CRIS institucionales como proveedores normalizados de información sobre producción científica a efectos de su evaluación por parte del Ministerio, de manera similar a como se planifica este proceso en otros países europeos. Funcionalidades añadidas de interés general tales como el estándar ORCID de identificación persistente de autores podrían de hecho integrarse de modo natural en una estrategia de transferencia de información científica de ámbito nacional. Sería interesante en todo caso que alguna universidad o centro de investigación en España reaccionara a la oferta del consorcio ORCID para localizar instituciones interesadas en la implantación temprana de dicho estándar como parte del proceso de consolidación del mismo. En el euroCRIS membership meeting de Madrid habrá asimismo una sesión dedicada al debate sobre identificadores que puede ser el foro ideal para debatir esta materia, dado que se prevé que para el mes de noviembre ORCID se encuentre ya en servicio.

Conclusiones 5as Jornadas OS Repositorios (Bilbao, Mayo 23-25, 2012)

  Los pasados días 23 a 25 de mayo se celebró en la Escuela de Ingenieros de Bilbao de la Universidad del País Vasco/Euskal Herriko Unibertsitatea (UPV/EHU) una nueva edición de las Jornadas OS Repositorios, el evento de ámbito nacional más importante de la comunidad de acceso abierto y repositorios en España. En un momento en el que la infraestructura de repositorios de acceso abierto en España puede considerarse bastante consolidada, y en una situación económica que exige racionalizar costes e inversiones, esta quinta edición de las Jornadas, organizada conjuntamente por la UPV/EHU, la UNED y el Grupo Acceso Abierto liderado por Reme Melero, ha resultado más interesante aún si cabe que anteriores ediciones de las mismas. Se ofrecen a continuación algunas reflexiones sobre el evento a modo de conclusiones personales resultado de las conversaciones con compañeros de GrandIR, UPC, UPV/EHU, CSIC, UNED, UA y otra serie de instituciones.

Aunque siguen presentándose en las jornadas repositorios institucionales de acceso abierto de nueva creación –tal como el Archivo Digital para la Docencia y la Investigación (ADDI) de la UPV/EHU que presentó su responsable Alcira Macías– son cada vez más abundantes las reflexiones del tipo "ya tenemos un repositorio consolidado: ¿qué hacemos a continuación?". Este fue el caso de Javier Gómez Castaño, manager del repositorio RUA de la Universidad de Alicante en su presentación "Facilitando el autoarchivo en el repositorio institucional: el caso de la Universidad de Alicante".

Esta edición de las Jornadas, titulada "la motricidad de los repositorios de acceso abierto", ha ofrecido un buen número de respuestas a la pregunta de "y ahora, ¿qué hacemos?". Cabría sintetizar en tres grandes grupos las propuestas de avance debatidas a lo largo de las sesiones de estas 5as Jornadas:

• Integración CRIS/IR e implementación de CERIF
• Funcionalidades adicionales para los repositorios
• Linked Open Data (LOD) & Research Data Management (RDM)

1. La conferencia inaugural de Keith Jeffery, presidente de euroCRIS, estuvo dedicada en exclusiva a la integración de los repositorios de acceso abierto con los sistemas CRIS (Current Research Information Systems o Sistemas de Gestión de la Información Científica) y a la paulatina adopción de CERIF como estándar de descripción. En ella se describió la situación en el Reino Unido, el país europeo más avanzado en la implementación de CERIF y de los sistemas CRIS como consecuencia de su utilidad para el cumplimiento del ejercicio de evaluación de la actividad científica Research Excellence Framework (REF) que tendrá lugar en 2014.

Keith habló de la integración de los sistemas CRIS, los repositorios de publicaciones y los repositorios de datos y software como modelo de desarrollo de la infraestructura institucional que puede prestar un servicio más completo a los investigadores, y proporcionó una serie de justificaciones sobre por qué CERIF es más apropiado como estándar de descripción de objetos que DublinCore, mencionando entre otros la ambigüedad entre autor e institución en dc.creator, las relaciones insuficientemente precisas a nivel general y la semántica y la sintaxis poco evolucionadas.

Asimismo Keith describió el modelo Gold Open Access al que parece tender el mercado como económicamente insostenible para las bibliotecas de las instituciones con elevado volumen de publicaciones y abogó en su lugar por un alejamiento del modelo basado en los artículos de revista para volver hacia "algo similar al modelo Philosophical Transactions", con comunicaciones más en la línea de blogs y "conversaciones científicas".

A lo largo del keynote speech se describió también cómo los modelos más avanzados de sistemas CRIS en el Reino Unido están incorporando las funcionalidades de los repositorios institucionales hasta hacerlos redundantes y llegar eventualmente a plantearse su retirada de servicio. Finalmente, el take-home message de la conferencia inaugural fue que para el usuario final lo fundamental es la prestación del servicio que necesita, y no tanto el modo en que se configura la arquitectura de las plataformas de datos que hacen posible dicho servicio.

Todos estos temas volverán a tratarse de manera más amplia a principios de junio en la próxima conferencia CRIS2012 en Praga y en el Autumn 2012 euroCRIS membership meeting en Madrid el próximo mes de noviembre, en la que se abordará asimismo el nivel de avance de la implementación de sistemas CRIS en España.


2. Funcionalidades adicionales para los repositorios. Una vez consolidados los repositorios como sistemas de gestión y difusión de la producción científica, cabe plantearse su utilización como puerta de entrada de funcionalidades novedosas a los sistemas institucionales de gestión de la información científica. Entre estos nuevos servicios cabe citar la introducción de esquemas internacionales de identificación persistente de autores e instituciones como ORCID (abordada en la presentación de la Fundación DIALNET por Eduardo Bergasa), la normalización de las estadísticas de uso a nivel nacional e internacional, el progreso de la incorporación de contenidos OpenAIRE a los múltiples repositorios que cumplen ya sus directrices en España (ambos aspectos mencionados por Pedro Príncipe, Universidade do Minho, y por Cristina González Copeiro, FECYT) o el desarrollo de vocabularios controlados que puedan facilitar la alineación de los contenidos en torno a directrices temáticas tal como explicó Leticia Barrionuevo, gestora del repositorio Bulería de la Universidad de León.

Diversas ponencias a lo largo de las jornadas hicieron énfasis también en la conveniencia de desarrollar funcionalidades de redes sociales sobre los repositorios de acceso abierto, en la línea de soluciones como ResearchGate que permite la implantación de alertas temáticas y de grupos de discusión científica en torno a aspectos concretos.


3. Linked Open Data (LOD)/Research Data Management (RDM). Estos dos temas, y más en general la cuestión de la gestión de los datos de investigación por parte de las instituciones fueron repetidamente abordados por diversos ponentes en las Jornadas. Aunque no hubo consenso respecto a la conveniencia de poner en marcha iniciativas RDM a nivel institucional en tanto no se obtengan garantías de una financiación específica y sostenida de las mismas, hubo un amplio debate sobre las políticas y la infraestructura a desarrollar en este ámbito.

Entre las presentaciones que abordaron la gestión de los datos cabe destacar la de Alvaro Rodríguez Miranda, del Laboratorio de Documentación Geométrica del Patrimonio (LDGP) de la UPV/EHU en Vitoria, que presentó una iniciativa pionera de archivo de datos de patrimonio en el repositorio institucional ADDI y la de Alicia García, Universidad Católica de Valencia, que presentó el portal ODiSEA, un directorio internacional de repositorios de datos. Tanto Pedro Príncipe como Cristina González Copeiro hablaron de OpenAIREplus, el proyecto-continuación de la Comisión Europea para extender OpenAIRE al ámbito de la RDM siguiendo el modelo ‘Enhanced publications’, y Jordi Serrano (SBD-UPC) y Ricard de la Vega (CESCA), miembros ambos del Grupo de Trabajo FECYT/Recolecta sobre Repositorios de Datos, estuvieron particularmente activos en el debate sobre gestión de datos de investigación.

Por su parte, Tránsito Ferreras, repository manager del repositorio Gredos de la Universidad de Salamanca, presentó la ponencia "Influencia de Linked Open Data sobre repositorios Open Access: Un caso práctico", en la que introdujo las iniciativas LOD que está poniendo en marcha el equipo de Gredos para adoptar el modelo de datos de Europeana (EDM). También Alicia López Medina, UNED y Directora Ejecutiva de COAR, mencionó varias veces a lo largo de sus intervenciones que los contenidos de los repositorios deben exponerse a los proveedores de servicios como un conjunto de objetos digitales complejos con enlaces internos entre sí que dichos proveedores puedan emplear como base para sus desarrollos.

Reseñar por último como momentos destacados de estas 5as Jornadas la presentación retrospectiva de la historia del evento OS Repositorios desde su arranque en diciembre de 2006 en Zaragoza por parte de Reme Melero y la iniciativa pionera de programar presentaciones pecha kucha en la sesión de intervenciones breves. A este respecto, nos atrevemos a hacer desde aquí dos sugerencias: primera, la creación de un sitio web permanente de las Jornadas OS Repositorios en la que se recopilen materiales tales como un histórico de presentaciones cada vez más difíciles de rastrear en Internet. Y segunda, la creación de un premio a la mejor presentación pecha kucha –que GrandIR estaría por su parte encantada de patrocinar– que fijaría por un lado la atención de la audiencia que ha de seleccionar la mejor presentación, y estimularía también el espíritu competitivo de los ponentes.